mail merge...

Apa yang anda perlukan:
1. Sijil asal dalam Mocrosoft Office Word

2. Data pelajar dalam Microsoft Office Excell

Cara-cara:
1. Buka sijil asal dalam Word
2. Pilih Tools->Letter and Mailings->Mail Merge... dari menu

3. Pilih Letters dari Select document type dan klik Next: Starting Document

4. Pilih Use the current document dari Select starting document dan klik Next: Select recipients

5. Pilih Use an existing file dari Select recipients dan klik Browse... pada Use an existing list. Cari file data dalam Excel yang anda simpan sebelumnya dan klik Open. Pilih Sheet1$ (bergantung pada sheet data anda).

6. Klik OK

7. Klik OK

8. Klik Next: Write your letter

9. Klik pada tempat pertama (contoh Name:_) yang ingin anda masukkan data. Klik More items... pada Write your letter dan pilih data pertama (contoh Nama Calon) yang ingin anda masukkan. Klik Insert dan Close. Ulang langkah ini sehingga semua data yang anda ingin masukkan selesai

10. Klik Next: Preview your letters

11. Klik Next: Complete the merge

12. Klik Print untuk print semua sijil yang telah siap ataupun untuk simpan dan edit klik pada Edit individual letter. Pilih All dan klik OK

13. Tahniah! Anda baru sahaja selesai membuat 100 atau 200 keping sijil hanya dengan sekali proses sahaja. Jimat masa dan tenaga. Teknologi adalah untuk kemudahan semua. Belajarlah untuk kemudahan anda. Selamat mencuba...

cara membuat grafik menggunakan excell...

Dengan Microsoft Excel sangat mudah untuk membuat grafik. Yang perlu Anda lakukan untuk Cara Membuat Grafik Menggunakan Excel adalah menyediakan data untuk grafik dan kemudian membiarkan Excel menciptakan grafik untuk Anda. Excel menyediakan beberapa pilihan grafik dan tinggal memilih.

Cara Membuat Grafik Menggunakan Excel versi Microsoft Excel 2007:

1. Label data yang ingin Anda buat menjadi grafik. Dalam Row 1, type the labels untuk setiap potongan data Anda berencana untuk grafik. Sebagai contoh, type “Month” dalam cell A1 dan “Unit” di cell B1.
2. Masukkan data yang ingin Anda buat menjadi grafik. Di bawah label Anda telah mengatur di bagian atas setiap kolom, ketik informasi yang ingin Anda grafik. Sebagai contoh, type the months of the year di bawah judul di Kolom A (“Jan” di A2) dan unit-unit di bawah judul di Kolom B, agar sesuai dengan bulan Kolom A.
3. Highlight data untuk grafik. Klik dan tarik mouse Anda di seluruh data dalam spreadsheet Excel.
4. Cara Membuat Grafik Menggunakan Excel, Klik pada tab “Insert”, tab kedua di bagian atas layar.
5. Locate the “Charts” section of the insert ribbon. Beberapa jenis grafik (disebut “grafik/charts” di Excel) yang tersedia.
6. Klik pada jenis grafik yang ingin Anda ciptakan. Pilihan untuk jenis grafik akan ditampilkan. Cara Membuat Grafik Menggunakan Excel
7. Klik pada option untuk grafik Anda di Excel yang ingin dibuat. Excel kemudian akan membuat grafik yang menampilkan data yang Anda berikan dalam spreadsheet Excel.
8. Cara Membuat Grafik Menggunakan Excel, Mengubah teks pada grafik juga dapat dilakukan, jika diperlukan. Jika Anda ingin mengubah judul atau teks lain pada grafik, klik pada teks Anda ingin mengubah dan kemudian ketik perubahan Anda.

al-kisah no IC...(PART 2)

1. Dalam posting yang sebelum ini, kita sudah melihat bagaimana nombor IC boleh diproses untuk mendapatkan tarikh lahir, tetapi tidak pula ditunjukkan bagaimana jika nombor IC tersebut bermula dengan nombor '0'. contohnya: 090102-03-0405

2. Jika nombor IC dimulakan dengan nombor '0', maka kita perlulah ubah suai sedikit formula kita yang sebelum ini. Dalam contoh lepas saya telah tunjukkan bahawa;

=LEFT(A2,2) akan memberikan 2 digit pertama nombor IC (digit mewakili tahun) dengan andaian bahawa sel A2 menyimpan nombor IC. Jika Nombor ICnya seperti diatas, maka penggunaan formula ini akan menghasilkan nombor '09'.

3. Excel akan mentakrif '09' menjadi '1909' apabila dimasukkan nilai tersebut sebagai parameter year didalam function DATE. Untuk mengelakkan perkara tersebut dari berlaku, gunakan formula dibawah didalam suatu sel yg lain.

4. Setelah itu, gunakan nilai didalam sel C2 untuk dimasukkan sebagai parameter year dalam function DATE.

Selamat mencuba!

al-kisah no IC....(SLOT 1)

1. Kali ni saya nak berkongsi berkenaan pengolahan Nombor IC didalam Excel untuk mendapatkan lebih banyak maklumat darinya. Dan seperti tajuk posting, akan ada banyaklah sirinya sebelum kisah ini dianggap selesai.

2. Untuk memulakannya, kita perlu setuju, bahawasanya kita boleh keluarkan (BACA: Extract) sekurang-kurangnya 4 nilai lain dari Nombor IC, iaitu:

• Tarikh Lahir
• Umur
• Jantina
• Tempat Lahir

3. Jadi untuk babak #1, izinkan saya menghuraikan bagaimana kita boleh mendapatkan tarikh lahir dari sesuatu Nombor IC.

4. Kita perlu menggunakan 2 Function dari kategori Text untuk mengeluarkan data-data untuk Tahun Lahir(2 digit), Bulan Lahir(2 digit) dan Hari Lahir(2 digit) yang merupakan 6 nombor pertama dari sesuatu Nombor IC itu. Function yang saya maksudkan adalah Left dan Mid.

5. Jika Nombor IC berada di sel C3, maka formula untuk mendapatkan Nilai Tahun dari Nombor IC adalah seperti berikut:

=LEFT(C3,2)

dimana, parameter #1 dalam function LEFT adalah alamat sel dimana Nombor IC itu berada,
dan, parameter #2 pula adalah bilangan aksara (BACA: Character) yang ingin dikeluarkan (iaitu 2 digit)

6. Seterusnya, untuk mendapatkan Nilai Bulan begini:

=MID(C3,3,2)

dimana, parameter #1 dalam function MID adalah alamat sel dimana Nombor IC itu berada,
dan, paramater #2 pula adalah nombor mewakili kedudukan ke berapa kita ingin mula ambil nilai untuk dikeluarkan dari Nombor IC (dalam hal ini, bermula dari kedudukan ke-3)
dan akhir sekali, parameter #3 adalah bilangan aksara yang ingin dikeluarkan dari Nombor IC itu.

7. Nilai Hari pula dikeluarkan dengan menggunakan formula berikut:

=Mid(C3,5,2)

8. Langkah terakhir, selepas semua nilai-nilai tersebut telah dikeluarkan, barulah kita mencantumkan semula menjadi format tarikh dengan menggunakan fungsi DATE dari kategori Date & Time. Iaitu:

=DATE(D3,E3,F3)

dimana, D3 mewakili nilai Tahun
E3, mewakili nilai Bulan
dan F3 mewakili nilai Hari.

9. Jika format tarikh yang terhasil tidak menepati citarasa anda, sila klik pada butang kanan pada mouse anda semasa cursor berada pada nilai Tarikh Lahir. Pilih Format Cells, dan pilih tab Number, kemudian click pada Date, dan seterusnya di senarai yang muncul disebelah kanan window, pilihlah format yang bersesuaian.

tukar teks kepada huruf besar atau kecil...

Anda pernah mengalami, user key-in data dalam huruf besar atau huruf kecil dan anda terpaksa menukar data-data tersebut ke standard format? Bagaimana anda menukar data-data tersebut? Satu persatu? Teruk!

Ok, sebenarnya ada cara mudah yang anda boleh lakukan iaitu menggunakan function berikut:

• UPPER() – menukar kandungan cell kepada HURUF BESAR
• lower() – menukar kandungan cell kepada huruf kecil
• Proper() – menukar kandungan cell kepada Huruf Besar Pada Awal Perkataan

Sebagai contoh, anda ingin tukar kandungan di cell B5 “sAya suKa MaKaN PisAnG”. Caranya adalah,

• pergi ke cell yang anda ingin keluarkan output, cth C6
• taip =UPPER(B5) untuk HURUF BESAR, =lower(B5) untuk huruf kecil, =Proper(B5) untuk Huruf Besar Pada Awal Perkataan.
• copy formula tersebut kepada cell yang lain

basic keyboard shortcut

Ok sebagai permulaan, untuk warming-up. Kita akan mulakan dengan keyboard shortcut in MS Excel.

File

1. Open File = Ctrl + O
2. New File = Ctrl + N
3. Save File = Ctrl + S
4. Print = Ctrl + P

Format Cells

1. Format Cell option = Ctrl + 1
2. Wrap Text = Alt + Enter
3. Insert Cells = Ctrl + “+” (plus sign)
4. Delete Cells = Ctrl + “-” (minus sign)
5. Fill Down = Ctrl + D
6. Fill Right = Ctrl + R

Font

1. Bold = Ctrl + B
2. Italic = Ctrl + I
3. Underline = Ctrl + U

Column + Row

1. Select Column = Ctrl + Spacebar
2. Select Row = Shift + Spacebar
3. Insert Column & Row = Ctrl + “+” (plus sign)
4. Delete Column & Row = Ctrl + “-” (minus sign)

Calculation

1. Sum = Alt = “=” (equal sign)
2. Absolute / Anchoring ($) = F4 (press F4 to toggle the absolute position. make sure still in editing option)

Date & Time

1. Insert current date in particular cell = Ctrl ; 
2. Insert current time in particular cell = Ctrl Shift ;

Moving Around

1. Switch Between Program = Alt + Tab
2. Switch Between Sheet = Alt + Page Up/Down or Ctrl + Tab
3. Move to next change column/row = Ctrl / End + Arrow Key
4. Go to cell A1 = Ctrl + Home
5. Go to end of range = Ctrl + End
6. Hyperlink = Ctrl + K
7. Find = Ctrl + F
8. Replace = Ctrl + H
9. Go to cell = Ctrl + G

Misc

1. Undo = Ctrl + Z
2. Repeat = Ctrl + Y

AUTOFILL menggunakan mouse

Cara mudah untuk anda copy atau autofill kandungan cell kebawah adalah menggunakan mouse.

1. Letakkan kedudukan cursor pada cell yang ingin di copy
2. Gerakkan mouse ke hujung bucu kanan bawah cell sehingga mouse pointer bertukar ke +
3. Apabila pointer bertukar ke +, double click mouse.

Penting: Ianya akan hanya berfungsi apabila column sebelumnya mempunyai data. Sebagai contoh gambar diatas, column A perlu ada data. Apabila mouse di double click, ianya akan autofill sehingga mana column sebelumnya, iaitu cell B31.

Sekiranya anda ingin autofill untuk tarikh, bulan atau tahun juga boleh dilakukan.